Het is januari. Een nieuw jaar, een frisse start en tijd voor de jaarlijkse functioneringsgesprekken. Een moment om terug te kijken, vooruit te plannen en… te leren. Maar voor sommige leiders lijkt dit eerder op een mijnenveld.
Recent belde een leidinggevende mij in paniek. Voor de derde keer was een medewerker in tranen uitgebarsten tijdens een goedbedoeld functioneringsgesprek. De intentie was goed: een lijstje maken met complimenten, verbeterpunten benoemen en zo samen groeien. Maar ergens ging het gruwelijk mis. De goed voorbereide feedback voelde voor de medewerker als een salvo van kritiek, alsof er een “scud-raket” op hen werd afgevuurd. Resultaat? Geen motivatie, geen groei, maar frustratie en tranen. De leidinggevende vroeg zich vertwijfelt af: “Doe ik hier wel goed aan, deze gesprekken, zo verlies ik mijn goede medewerkers “?
Waar het fout gaat: kritiek stapelen
Het probleem? Kritiek die maandenlang – soms wel een jaar – wordt opgespaard en vervolgens in één keer op tafel wordt gegooid. Natuurlijk begint zo’n gesprek vaak luchtig en positief, maar al snel verandert het in een stortvloed van gemiste deadlines, te laat komen, onopgemerkte klachten of andere irritaties.
Klinkt dit bekend? Dan is het tijd voor een wake-upcall. Een functioneringsgesprek is géén moment om je verzamelwoede aan kritiek te botvieren. Het is niet alleen oneerlijk tegenover je medewerker, maar ook ineffectief. Een goed functionerende medewerker laat je met zulke gesprekken in verwarring en onnodige frustratie achter.
De juiste aanpak: direct, eerlijk en klein houden
Veel bedrijven noemen functioneringsgesprekken tegenwoordig liever ‘ontwikkelgesprekken’. Maar een naamsverandering is niet genoeg als de aanpak hetzelfde blijft. Wil je echt impact maken, dan moet je het anders aanpakken.
Niet afwachten, niet ophopen, maar direct benoemen wat beter kan. Want ongemakkelijke onderwerpen vermijden maakt het probleem alleen maar groter.
Hier is hoe je het wél doet:
- Direct benoemen: Ziet je medewerker een gedrag vertonen dat niet acceptabel is? Grijp meteen in. Wacht niet tot een volgend kwartaalgesprek.
- Objectief en feitelijk blijven: Bespreek concreet wat je hebt gezien of gemerkt. Bijvoorbeeld: “Je was afgelopen week drie keer te laat bij een meeting.” Geen vage aannames, maar harde feiten.
- Gevolgen benoemen: Leg uit wat het gedrag betekent. Bijvoorbeeld: “Door je vertraging moesten we wachten en liep het hele team achter.”
- Toekomstgericht afsluiten: Vertel wat je verwacht en hoe je kunt ondersteunen.
Dit hoeft geen urenlang gesprek te zijn. Juist door het kort, bondig en direct te houden, haal je de spanning uit de lucht.
Leidinggeven is een vak en dat kan je leren.
Natuurlijk is het verleidelijk om een lastige boodschap uit te stellen. Maar weet je wat écht ongemakkelijk is? De bom laten barsten in een functioneringsgesprek en je medewerker een jaar aan opgekropte frustratie serveren.
Het doel van The LiveLab is teams en leiders succesvol maken. We helpen bij organisatie-uitdagingen, op welke manier dan ook. Je kunt dan denken aan groeiambitie, arbeidsmarktkrapte, samenwerking, brandjes blussen en bij het voeren van de juiste gesprekken met je medewerkers
Dat begint altijd bij een leider. Ondernemers, managers, directieleden, noem maar op. Die leider heeft een visie, maar nog niet (alle) skills om daar te komen. Die visie heeft onze volledige focus. Het doel is dat ze in control zijn. Het moeiteloos voelt. Het team zijn doelen behaalt. En dat ze een impact en resultaat maken die de boeken in kan.
Dus: stop met het stapelen van kritiek. Begin vandaag nog met direct, eerlijk en positief communiceren die bij jou past en waar je medewerkers voor willen werken.
Je medewerkers – én je bedrijf – zullen je dankbaar zijn.
Over de auteur
Directeur The LiveLab Company; Team -en organisatieontwikkelaar, die vorm geeft aan optimale team en passend leiderschap