Hoe groter de organisatie, hoe lager de productiviteit

In ons LiveLab kennen we vier fasen van groei: van 0 tot 10, 10 tot 25, 25 tot 60 en 60 tot 100 medewerkers. Elke fase is verschillend en kent zijn eigen uitdagingen.
Elke fase vraagt inderdaad iets anders van je om te doen. Om dit inzichtelijk te maken, wil ik graag de eerste en derde fase er uitlichten. Beide groeifases vragen een andere leiderschapsrol en verschillen sterk in de mate van hoe je aandacht geeft aan de prestaties van medewerkers. In de eerste fase werk je als ondernemer ín het bedrijf, in de derde fase ga je áán het bedrijf werken.

In fase 1 gaat het om ‘jijzelf’: de eigenaar en ondernemer
Jij zet iets neer, beslist zelf wat je wel en niet doet en bent succesvol. Na verloop van tijd neem je enkele mensen aan. In deze fase is het niet zo belangrijk om te werken met een hr-beoordelingssysteem. Doet iemand zijn werk niet goed, dan zie en merk je dat direct. Mensen komen tijdens de opstartfase vooral binnen via je netwerk en weten dat de toekomst van hun nieuwe werkgever onzeker is.

In fase 3 draait het om jouw team en is alles totaal anders.
Met vijftig of zestig medewerkers ben jij niet langer het centrale punt in het bedrijf. Sterker nog, je moet de mensen die je hebt aangenomen dan leren om de organisatie te laten groeien. Als het goed is, weten medewerkers in deze fase welke prestaties van ze worden verwacht, zijn ze bekend met het grotere doel van de organisatie en worden ze aangestuurd door een goed leiderschapsteam. Zij moeten het nu waarmaken, met jou als inspirerende leider. Naarmate je groeit, komt de lat steeds hoger te liggen en moet de organisatie zich voortdurend verbeteren. In de opstartfase zag je direct wie er slecht presteerde. Met vijftig mensen aan boord is dat een stuk lastiger; je ziet niet langer welke mensen hard werken en welke al intern met pensioen zijn. Behalve dat het bedrijf door onderpresteerders flink inlevert op productiviteit, hebben collega’s die wél goed presteren er ook veel last van.

Naarmate je groeit, wordt discipline in brede zin belangrijker en moeilijker.
Als je bedrijf groeit, is er ook discipline nodig om resultaten te halen uit experimenten. Bepaal dus vooraf wat je wilt bereiken met een experiment en vallen de resultaten tegen, toon discipline door er mee te stoppen. Als je dat naast elkaar kan laten bestaan – een gedisciplineerd proces én resultaatgericht experimenteren – heb je een organisatie die hard kan gaan groeien. Dus stippel je een strategie uit of start je een experiment, bepaal dan vooraf wat je er mee wilt bereiken. Stel je doelen vast op basis van heldere criteria en kijk bijvoorbeeld na een half jaar of de behaalde resultaten voldoen aan de verwachtingen. Mijn ervaring is dat veel bedrijven dit nalaten en daarom moeilijker groeien. Discipline in de bekende vorm van op tijd komen en afspraken naleven is ook belangrijk als je groeit. Heb je met vijf medewerkers een vergadering en is een collega verlaat, levert dit geen tijdsverlies op. Iedereen zit gewoon te werken in dezelfde ruimte en de meeting begint gewoon een kwartier later. Met vijftig mensen, waar in verschillende ruimtes wordt gewerkt, is dit een ander verhaal. Zit je daar bij een bespreking met z’n drieën een kwartier op twee collega’s te wachten, kost je dat al snel bij elkaar opgeteld voor het hele bedrijf een fte. Een strikte discipline is hiervoor de beste remedie.

Bij groeiende organisaties gaat de productiviteit per persoon vaker omlaag dan omhoog.
Je wilt met zo min mogelijk mensen zo veel mogelijk werk verrichten zonder ze in een burn-out te drijven. Productiviteit heeft te maken met diverse factoren zoals het proces van onboarding. Hoe eerder iemand productief is, des te beter natuurlijk. Het maakt veel uit of een nieuwkomer pas na zes weken op het juiste niveau zit of al na drie weken. Je wilt snel weten of mensen op de juiste plek zitten, want daar zijn ze het meest productief. Een goede onboarding geeft ook de meeste kans op dat je nieuwe medewerkers aan boord blijven, lees hier meer over in onze blog: https://thelivelabcompany.nl/blog/wist-je-dat-de-helft-van-de-nieuwe-medewerkers-alweer-vertrekt-binnen-18-maanden/

In het begin heb je daar goed zicht op, maar naarmate je groeit is dit lastiger te monitoren. Je hebt geen direct contact meer met alle medewerkers en soms gaan ze dan zwabberen en zijn dus minder productief. Bovendien, stel je hebt één persoon op sales en het gaat zo voorspoedig dat je een verkoper toevoegt. Vaak verkoop je dan twee keer zo veel, maar voeg je een derde verkoper toe, dan krijg je niet dezelfde boost als bij de tweede salespersoon. Ze gaan overleggen, afstemmen en elkaar vliegen afvangen. Wat weinig snelgroeiende bedrijven in zo’n situatie doen, is kijken of de taken efficiënter verdeeld moeten worden. Ze denken daar de tijd niet voor te hebben. Terwijl een leider eigenlijk twee uur met deze drie verkopers aan tafel moet gaan zitten om tot een meer productieve werkwijze te komen. Vaak komt daar iets uit waarvan je denkt: ‘wow’ was ik zelf niet opgekomen!

Hulp nodig bij het vormgeven van een optimaal team?

Het doel van The LiveLab is teams en leiders succesvol maken. We helpen bij organisatie-uitdagingen, op welke manier dan ook. Je kunt dan denken aan groeiambitie, arbeidsmarktkrapte, samenwerking, brandjes blussen. Dat begint altijd bij een leider. Ondernemers, managers, directieleden, noem maar op. Die leider heeft een visie, maar nog niet de skills om daar te komen. Die visie heeft onze volledige focus. We koppelen hem aan een ervaren mentor. Samen bepalen ze waar knelpunten zitten en vervolgens komen we met een plan om deze te verbeteren. Geen trucjes, maar op een manier die passend is. Dat kan gaan over 1-op-1 begeleiding, het trainen van specifieke vaardigheden en het bouwen van een functionerend team. We doen wat nodig is. Soms mist er bijvoorbeeld een specifieke rol, dan halen we die uit onze pool van gespecialiseerde interims. Het doel is dat ze in control zijn. Het moeiteloos voelt. Het team zijn doelen behaalt. En dat ze een impact maken die de boeken in kan.